Le client règle une partie au dépôt, puis revient plusieurs jours plus tard. Si le paiement initial n’est conservé que dans une note, la personne au comptoir doit reconstituer le montant à demander. Un suivi fiable sépare le prix de la prestation et les règlements enregistrés.
Identifier les trois informations à rapprocher
Pour chaque dossier, retrouvez le montant du document, les paiements déjà affectés et le solde. Une réduction du prix n’est pas un paiement, et un règlement prévu n’est pas un règlement reçu. Les garder distincts évite de modifier le montant facturé pour faire croire que le client a payé.
Conservez aussi la date et le mode de règlement : ils permettent de retrouver le justificatif sans se fier à la mémoire de la personne qui a encaissé.
Vérifier avant de relancer
Un solde affiché peut révéler un vrai retard, ou un règlement mal affecté. Avant une relance, consultez le dossier, le dernier échange et les paiements connus.
Convenez aussi d’une date de paiement avec le client. Sans date annoncée, un solde ouvert n’est pas forcément un retard : un compte professionnel peut régler en fin de mois.
Préparer la restitution sans calcul improvisé
Exemple fictif : une intervention représente 120 € et un règlement de 40 € a été enregistré. Le contrôle porte sur les 80 € restants, à condition qu’aucun autre ajustement ne soit intervenu. Le collègue qui remet l’objet doit retrouver cette situation dans le dossier, pas dans une conversation privée.
Contrôlez régulièrement les dossiers terminés avec une somme encore due, et désignez qui vérifie une anomalie et qui contacte le client : deux demandes différentes pour la même facture font mauvais effet.
Le but : expliquer le solde à partir d’un historique lisible, sans demander au client de prouver une deuxième fois ce qu’il a réglé.
Dans Limeez
- Une facture peut recevoir des règlements partiels, chacun enregistré avec son mode de règlement. Son statut passe à « Partiel » après un premier règlement, puis à « Payée » une fois soldée.
- La liste des factures se filtre par statut, dont « Partiel » et « En retard », et affiche le total « À percevoir ».
- La relance d’impayé part par e-mail, facture en PDF jointe, seulement si une date d’échéance a été convenue, qu’elle est dépassée et que « Relancer les factures impayées après la date convenue » est coché dans les Paramètres. Une seule relance par facture.
- Ce que Limeez ne fait pas : relancer une facture sans échéance, ou un client dont le chèque ou le virement annoncé n’est pas encore reçu.