Une colonne « En cours » contenant vingt réparations ne dit pas quoi faire ensuite. Certaines attendent une réponse, d’autres une pièce, quelques-unes seulement sont sur l’établi. Un tableau utile rend ces différences visibles.
Nommer une situation, pas une intention vague
Choisissez des étapes qui correspondent à un changement concret : reçu, diagnostic, attente d’accord, attente de pièce, intervention, contrôle, prêt à restituer. Inutile de multiplier les colonnes si l’équipe ne distingue pas leur usage. Chaque intitulé doit permettre de savoir pourquoi le dossier se trouve là.
Définissez aussi ce qui autorise le passage à l’étape suivante. Un devis préparé n’est pas un devis accepté. Une intervention terminée n’est pas forcément un objet contrôlé. Ces distinctions évitent que le tableau affiche une progression supérieure à l’avancement réel.
Traiter les blocages avant d’ajouter des priorités
Pendant le point du matin, regardez les attentes : quel client faut-il joindre, quelle pièce manque, quel contrôle reste à faire ? Une urgence ne se résout pas en lui donnant une couleur différente. Elle doit avoir une prochaine action et une personne chargée de la réaliser.
Par exemple, un dossier peut être urgent tout en restant bloqué par un devis non accepté. Le laisser en « attente d’accord » préserve la réalité ; l’urgence indique alors l’ordre dans lequel relancer, sans faire croire que la réparation a commencé.
Garder la trace du passage de relais
Chaque changement de colonne doit pouvoir se retrouver : qui a déplacé le dossier, quand, et pour quelle raison. Notez le résultat d’un test ou la cause d’un blocage plutôt qu’un commentaire comme « à voir ».
Commencez avec peu de colonnes. Pendant une semaine, notez les dossiers que personne ne sait où placer : ils révèlent une étape mal définie, pas forcément le besoin d’en créer dix de plus.
Un tableau réussi permet à un collègue qui ouvre l’atelier de comprendre la situation sans attendre la personne présente la veille.
Dans Limeez
- Le « Kanban » range les réparations par statut. Glisser une carte d’une colonne à l’autre change son statut, et chaque changement s’inscrit dans la « Timeline » de la réparation.
- Statuts par défaut : « Réceptionné », « En diagnostic », « Diagnostic terminé », « Devis refusé », « Pièces à commander », « Pièces arrivées », « En cours de réparation », « Réparation terminée », « Rendu au client », « Annulé » et « Irréparable ».
- Une étape comme « attente d’accord » ou « contrôle » n’en fait pas partie : un administrateur peut la créer avec « Gérer les statuts », sur la fiche d’une réparation, puis « Nouveau statut ». Dans les offres Atelier et Entreprise, ce bouton s’active une fois le mode confidentiel déverrouillé.