Il reste un écran en stock. Un devis en attente en a besoin, mais l’écran est vendu au comptoir dans l’après-midi. Le client accepte ensuite la réparation et le délai annoncé ne tient plus. Le problème vient d’une quantité libre qui n’a pas été distinguée de la quantité présente.
Séparer trois nombres
La quantité présente décrit ce qui se trouve réellement dans l’atelier. La quantité engagée correspond aux pièces promises à une opération en attente. La quantité libre est ce qu’il reste à proposer sans reprendre cet engagement.
Dans un exemple fictif, vous possédez trois batteries et en avez promis deux. Trois unités sont dans le tiroir, mais une seule peut être affectée librement à une nouvelle demande. Regarder uniquement le tiroir donne une image trompeuse de votre capacité.
Relier l’engagement à un dossier
Une pièce mise de côté doit avoir une raison identifiable : un devis, une réparation ou une commande. Évitez les post-it « garder une batterie » qui ne précisent ni pour qui ni jusqu’à quelle étape. Si le devis est refusé ou remplacé, l’engagement doit être réexaminé.
Ne pas confondre engagement et commande fournisseur
Promettre une pièce disponible ne fait pas arriver une pièce absente. Lorsqu’un devis nécessite une commande, notez la référence attendue dans le dossier et annoncez un délai qui tient compte de cet approvisionnement.
Au quotidien, examinez les devis anciens restés sans réponse : une pièce immobilisée sur une proposition oubliée peut bloquer un dossier réellement prêt. Décidez du devis (relancer, refuser, attendre) plutôt que de libérer les quantités au hasard.
Pour former un nouvel arrivant, faites-lui expliquer le cas des trois batteries. S’il distingue immédiatement ce qui est présent, engagé et libre, le vocabulaire du stock est partagé.
Dans Limeez
- Limeez n’affiche pas de « stock physique ». Une pièce chiffrée sur un devis est déjà retirée de la quantité : la colonne « Stock » montre le libre, avec un badge « N réservés » en dessous.
- Le badge compte les pièces des devis en brouillon ou envoyés, encore sans réponse.
- Au refus du devis, la pièce revient au stock automatiquement et reste visible sur le dossier.
- Ce que Limeez ne fait pas : libérer la pièce d’un devis oublié, même passé sa date de validité. Tant qu’il n’est pas refusé, elle reste réservée.