Deux objets portent le même nom commercial, mais utilisent des pièces différentes. Commander un écran à partir du seul nom indiqué par le client peut donc immobiliser le dossier en attendant un échange. La bonne identification commence avant le devis.
Donner un rôle à chaque référence
La marque et le modèle servent à classer le dossier et à retrouver un tarif. Le numéro de série ou l’IMEI distingue l’exemplaire précis du client. Une référence technique complémentaire, souvent gravée ou imprimée sur l’objet, peut ensuite être nécessaire pour vérifier la compatibilité d’une pièce.
Ne supposez pas qu’un numéro de série suffit à décrire la pièce attendue chez tous les fournisseurs : le champ utile dépend de l’équipement et du catalogue du fournisseur.
Vérifier la compatibilité avant de confirmer le délai
Pour une pièce courante, préparez une courte liste de contrôles : variante du modèle, dimensions ou connectique, qualité choisie et disponibilité réelle. Si un point reste incertain, inscrivez-le dans le dossier et poursuivez le diagnostic avant d’annoncer une date ferme.
Exemple : un client dépose un ordinateur dont la charnière droite est cassée. Le devis peut décrire la réparation attendue, mais la commande doit correspondre à la variante exacte du châssis. Une photo de la référence vaut mieux qu’une recherche fondée sur la taille de l’écran.
Enregistrer ce qui servira au prochain passage
Une fois l’objet identifié, rattachez-le au client. Son prochain dépôt pourra repartir de cette fiche, en vérifiant qu’il s’agit bien du même exemplaire. Notez aussi la pièce posée et sa référence dans le compte rendu de l’intervention : c’est elle que l’on cherchera la fois suivante.
La règle tient en une phrase : identifiez d’abord l’objet, puis la pièce compatible. Une liste de modèles facilite la saisie, sans remplacer ce contrôle.
Dans Limeez
- Chaque objet a sa fiche « Détails de l’objet » : client, type, marque, modèle, numéro de série et IMEI s’ils ont été saisis. Sous « Réparations », elle liste les réparations de l’objet (numéro, date, panne, statut), sans les pièces utilisées.
- « + Réparation » ouvre une nouvelle réparation avec le client et l’objet déjà choisis.
- Une marque ou un modèle absent s’ajoute pendant la prise en charge, avec « Nouvelle marque — » ou « Nouveau modèle — ». Sans le droit « Modifier » des Tarifs de réparation, l’ajout vaut pour ce dossier seulement.
- Quand un numéro de modèle est enregistré au catalogue, la fiche de la réparation l’affiche sous le nom du modèle, avec l’infobulle « Numéro de modèle gravé au dos — à donner au fournisseur pour commander la bonne pièce. »