Un partenaire vous confie plusieurs objets dans la semaine. Envoyer une facture pour chacun peut compliquer son rapprochement comptable, mais tout réunir sous « réparations diverses » rend le contrôle difficile. Le regroupement fonctionne lorsqu’il conserve le détail utile.
Définir ce qui peut être regroupé
Commencez par le bon destinataire : la société qui commande et paie n’est pas toujours la personne qui dépose le matériel. Vérifiez la fiche utilisée, les coordonnées de facturation et les références demandées par ce client.
Choisissez ensuite une période ou un lot cohérent. Un regroupement hebdomadaire peut être pratique pour un partenaire régulier ; un chantier ponctuel peut suivre une autre logique. La règle doit être connue avant que plusieurs personnes préparent des factures sur les mêmes dossiers.
Garder chaque dossier identifiable
Chaque ligne doit permettre de retrouver l’objet ou le dossier concerné. Conservez les prestations, les pièces et les éventuels ajustements, au lieu de remplacer tout le détail par un montant global. Le client pourra ainsi rapprocher sa demande, votre intervention et le total.
La qualité du document regroupé vient des données saisies en amont. Un dossier mal nommé à la réception reste difficile à reconnaître une fois réuni avec les autres.
Vérifier les règlements déjà enregistrés
Avant de finaliser, contrôlez les dossiers déjà facturés et, pour chacun, les sommes déjà versées. Le montant initial, le montant encaissé et le restant dû racontent des choses différentes. Le document et le suivi de chaque dossier doivent rester cohérents.
Faites ce contrôle dossier par dossier, pas sur le seul total : un versement reçu sur l’un des objets ne doit ni disparaître, ni réapparaître comme une somme à payer.
Indiquez au client la référence à utiliser en cas de question. Une facture regroupée bien détaillée réduit les recherches croisées ; une facture simplement plus courte les multiplie.
Dans Limeez
- Dans Factures, le bouton « Créer une facture unique » rassemble les réparations terminées d’un même client société ou partenaire sur une seule facture. Fonction incluse dans toutes les offres.
- La « Nouvelle facture globale » reprend les prestations de chaque réparation regroupée, compléments compris.