Importer un fichier ne garantit pas que les données seront utilisables le lendemain. Un numéro de téléphone dans la mauvaise colonne ou deux références fusionnées peuvent compliquer toute la reprise. La préparation compte autant que le bouton d’import.
Définir ce qui doit être repris en premier
Commencez par les données nécessaires à l’ouverture : clients utiles, catalogue courant, stock et tarifs actifs. Séparez ce qui doit être modifiable de ce que vous voulez seulement consulter : les anciens dossiers et les factures déjà émises restent souvent mieux dans l’outil d’origine ou dans ses exports, rangés et datés.
Conservez une copie des fichiers de départ, avec la date d’extraction, et travaillez sur une version de préparation.
Nettoyer les ambiguïtés avant l’import
Vérifiez les colonnes, les unités, la devise et le format des identifiants. Un nombre de pièces ne doit pas devenir un prix, et une référence ne doit pas perdre ses zéros initiaux. Recherchez les doublons, sans supprimer trop vite deux objets distincts rattachés au même client, et décidez à l’avance ce que vous en ferez.
Contrôlez le sens de chaque champ sur quelques lignes, pas seulement le fait que le fichier soit accepté.
Tester un petit lot de bout en bout
Commencez par quelques clients, plusieurs pièces et une prestation au tarif particulier. Utilisez-les dans un dossier fictif : une donnée correcte dans une liste peut révéler une erreur une fois placée dans un devis. Comparez les quantités et les totaux attendus, et notez les lignes volontairement exclues.
Ouvrez enfin un exemple de chaque export dont vous aurez besoin, avant d’en avoir besoin dans l’urgence. Une reprise réussie se mesure au premier dossier traité correctement, pas au nombre de lignes importées.
Dans Limeez
- La page « Import / Export des données » importe des fichiers CSV ou .xlsx en « Clients », « Articles en vente » et « Liste des réparations (grille tarifaire) ». On associe ses colonnes, puis l’étape « Vérification » affiche un « Aperçu des premières lignes » avant toute écriture.
- Un doublon se repère au « même téléphone » pour un client, à « même nom + marque + modèle » pour un article ; on choisit « Ignorer » ou « Créer quand même ». Le Stock a aussi son « Importer un catalogue CSV ».
- Les exports se font par rubrique : tickets de réparation, ventes de matériel, clients, factures et avoirs, grille tarifaire. Dans Paramètres > « Mes données », l’administrateur télécharge une archive ZIP de toutes les données de l’atelier.
- Ce que Limeez ne fait pas : il n’importe ni tickets, ni historique de réparations, ni factures. « Liste des réparations » y désigne la grille tarifaire.