Deux ordinateurs identiques attendent sur une étagère. Le client revient avec son bon, mais personne ne sait lequel avait un chargeur. Ce genre d’hésitation se prépare dès le dépôt. Un bon de réception utile relie un client, un objet et une demande précise.
Commencer par ce qui permettra de reconnaître l’objet
Le nom du modèle ne suffit pas toujours. Relevez le numéro de série ou l’IMEI lorsqu’il existe, puis les particularités visibles : coque, couleur, étiquette. Pour un vélo, le numéro de cadre joue le même rôle. « Ordinateur noir » ne permet pas de départager deux dossiers qui se ressemblent.
Notez séparément ce qui accompagne l’objet. « Chargeur secteur et housse grise » vaut mieux que « accessoires présents ». À la restitution, cette liste sert de contrôle, même pour un collègue absent au dépôt.
Séparer la demande du client et le diagnostic
« Le téléphone s’éteint à 30 % » décrit un symptôme ; « batterie à remplacer » est déjà une conclusion. Conservez la formulation du client, puis notez à part vos observations sur l’état de l’objet. Une hypothèse lancée au comptoir ne doit pas devenir une intervention supposée acceptée.
Indiquez la prochaine étape : diagnostic, devis ou intervention déjà convenue. Un délai indicatif de diagnostic ne doit pas ressembler à une heure de restitution promise.
Une vérification de trente secondes avant de terminer
Relisez avec le client l’objet, les accessoires, le symptôme et le moyen de contact, puis remettez-lui la référence du dossier, sur papier ou par e-mail.
Pour démarrer, essayez votre bon sur trois dépôts : un smartphone, un ordinateur et un objet accompagné de plusieurs accessoires. Les oublis apparaissent plus vite qu’en regardant un modèle vierge.
Dans Limeez
- L’assistant « Nouvelle réparation » sépare les informations : numéro de série et, pour un smartphone ou une tablette, IMEI à l’étape « Objet & Modèle » ; « Accessoires déposés avec l’objet ? », « Description de la panne » et « Observations sur l’état de l’objet » à l’étape « Sélection des prestations ».
- L’imprimé s’appelle « Ticket de dépôt » : client, objet avec numéro de série et IMEI, description de la panne, prestations et prix s’ils sont saisis, QR code de suivi.
- Sur la fiche de la réparation, « Envoyer reçu de dépôt » envoie au client l’e-mail « Confirmation de dépôt ».
- Ce que Limeez ne fait pas : lister les accessoires sur le « Ticket de dépôt » imprimé. Ils figurent dans l’e-mail « Confirmation de dépôt » et sur la page de suivi en ligne du client.