Vos clients, vos réparations, vos factures et votre stock s’exportent en Excel ou en CSV, rubrique par rubrique. L’administrateur peut aussi télécharger une archive complète de l’atelier. Le fichier des écritures comptables (FEC), lui, n’est pas encore disponible : le module comptable est en préparation.
Ce qu’est un FEC, et qui le produit
Le FEC n’est pas une liste de factures. Lors d’une vérification de comptabilité, une entreprise qui tient sa comptabilité sur informatique remet ses écritures comptables « sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté » (article L47 A du livre des procédures fiscales).
L’article A47 A-1 précise que les écritures de tous les journaux d’un exercice sont remises « dans un fichier unique, dénommé fichier des écritures comptables ». Son nom suit la forme SirenFECAAAAMMJJ, où la date est celle de la clôture de l’exercice.
Le FEC sort donc de l’outil qui tient la comptabilité : celui de votre expert-comptable, en général. Un export de ventes ou de factures nourrit cette comptabilité, il n’en tient pas lieu.
Conseil pour l’atelier
Demandez à votre comptable ce qu’il attend, et à quel rythme : factures et avoirs du mois, encaissements, ventes de caisse. Exportez toujours la même période, du premier au dernier jour du mois, et gardez chaque fichier envoyé, daté. Avant l’envoi, comparez le total TTC du fichier avec ce que vous pensez avoir facturé : un écart se repère mieux le jour même.
Téléchargez aussi régulièrement l’archive complète et rangez-la en lieu sûr : elle contient les coordonnées de vos clients.
Dans Limeez
- Paramètres > « Données & sécurité » > « Import / Export », onglet « Exporter des données ». Rubriques : « Tickets de réparation », « Ventes de matériel », « Factures et avoirs », « Devis », « Clients », « Stock » et « Grille tarifaire ». Choix « Classeur Excel (.xlsx) » ou « Fichier CSV (.csv) » ; « Clients » et « Grille tarifaire » ne sortent qu’en CSV.
- Tickets, ventes, factures et devis se filtrent sur une période. « Factures et avoirs » reprend aussi les bons de livraison et d’intervention, avec ce qui a été encaissé ; les avoirs y sont en négatif.
- Chaque rubrique n’apparaît qu’à qui en a le droit. Le « Stock » est réservé à l’administrateur.
- Aucune de ces rubriques n’est réservée à une offre : elles sont ouvertes dès l’offre Gratuit.
- Paramètres > « Mes données » (administrateur) : « Télécharger l’export » produit une archive ZIP, un fichier CSV par table. « Les mots de passe et jetons ne sont jamais inclus. »
- FEC : en préparation. Il n’est pas proposé aux ateliers aujourd’hui.
Ce texte est informatif et ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable.