Une personne manque à l’ouverture. L’équipe doit décider quelles réparations reprendre, quels délais revoir et qui reçoit les nouveaux dépôts. Mieux vaut un ordre de traitement que le transfert de tous les dossiers à la personne présente.
Partir des engagements du jour
Listez les restitutions annoncées, les urgences acceptées et les interventions qui demandent la compétence de la personne absente. Certains tickets peuvent attendre sans conséquence immédiate ; d’autres justifient un appel rapide au client.
Attribuez ensuite une prochaine action à chaque dossier prioritaire. Le relais peut se charger de contacter le client ou de réceptionner une pièce sans reprendre toute l’intervention technique.
Garder le planning sobre
Le planning a besoin de savoir qu’une personne est indisponible, et jusqu’à quand si on le sait. Il n’a pas à exposer à toute l’équipe le détail d’une situation médicale ou personnelle.
Si la date de retour n’est pas confirmée, ne la présentez pas comme une certitude : prévoyez une nouvelle revue des engagements.
Prévenir avec une proposition concrète
Un message utile explique l’effet sur le dossier et la prochaine étape : « Nous devons ajuster votre créneau ; nous vous confirmons une nouvelle date après avoir vérifié nos disponibilités. » N’annoncez que ce que l’équipe peut tenir.
Exemple fictif : deux réparations ont été promises pour l’après-midi, mais le technicien présent ne peut en reprendre qu’une. Le responsable choisit laquelle engager selon les contraintes réelles, puis appelle l’autre client avant son déplacement.
En fin de journée, comparez le planning corrigé et les affectations des tickets. Cette trace expliquera plus tard les délais et la charge reprise.
Dans Limeez
- Avec « Signaler une absence », un responsable enregistre l’absence d’un salarié qui ne s’est pas présenté. Elle reste « À justifier » jusqu’à ce qu’il la qualifie, après vérification.
- Le salarié ou un responsable peut « Joindre une pièce » à l’absence (PDF ou image, 5 Mo au maximum).
- Dans le « Calendrier de l’équipe », un salarié lit seulement « Absent » pour un collègue ; le type d’absence n’est montré qu’aux responsables.
- « Changer de technicien », sur la fiche d’un ticket (offres Atelier et Entreprise) : un administrateur transfère directement ; la demande d’un technicien attend l’accord du destinataire ou d’un administrateur.
- Ce que Limeez ne fait pas : enregistrer une absence ne touche à aucun ticket. Pas de réaffectation groupée, pas de message automatique aux clients.