Chaque fin de mois, le cabinet de paie attend les mêmes informations : qui a été absent, quelles heures supplémentaires sont à payer, quelles primes verser. Quand ces éléments arrivent par message, sur un carnet et dans un tableur, la ressaisie crée des erreurs, et plus personne ne sait ce qui avait vraiment été validé.
Rassembler les éléments au même endroit
Listez ce que votre cabinet demande réellement : les absences avec leurs dates et leur type, les heures supplémentaires retenues, les primes avec leur motif. Demandez-lui le format qu’il préfère plutôt que de le deviner. Un fichier par mois, avec une ligne par élément, se traite mieux qu’un message rédigé à la main. Gardez chaque justificatif à côté de l’absence qu’il concerne.
Séparer ce qui est validé de ce qui ne l’est pas
Une demande de congé en attente, des heures déclarées mais pas approuvées, une absence dont le motif reste à éclaircir : ce ne sont pas encore des éléments de paie. Décidez qui valide quoi, et faites-le avant l’envoi. Ce qui reste incertain doit apparaître comme tel : mieux vaut signaler une absence « à déterminer » que la ranger d’office dans une case.
Fixer une date de clôture
Convenez avec votre cabinet d’un jour après lequel le mois ne bouge plus. Prévenez l’équipe quelques jours avant, pour qu’elle déclare ses heures et dépose ses justificatifs à temps.
Corriger après l’envoi sans brouiller les pistes
Une erreur découverte après la transmission ne se règle pas en retouchant discrètement le fichier envoyé. Renvoyez un fichier daté en signalant la différence : le cabinet doit savoir quelle version fait foi.
Exemple fictif : une prime de panier oubliée en mars part début avril, avec une ligne d’explication : « ajout d’une prime pour un salarié, le reste est inchangé ».
Dans Limeez
- Le « Récapitulatif pour la paie » rassemble, par salarié et par mois, les absences validées ou à justifier, les durées « Non rémunéré » et « À déterminer », les heures supplémentaires à payer ou converties, les « Récupérations prises » et les primes. Ce qui attend encore une validation n’y figure pas.
- « Exporter en CSV » donne une ligne par absence, par affectation d’heures supplémentaires et par prime, avec le type, la durée, la rémunération, le justificatif et le montant.
- Il s’ouvre depuis la page « Absences » ou Paramètres > « Paie ». Le menu « Absences » n’apparaît qu’à partir de deux comptes : en pratique, offres Atelier et Entreprise.
- Il est relu à chaque ouverture et ne fige pas un mois déjà transmis : une correction passe par un nouvel export, à renvoyer vous-même.
- Ce que Limeez ne fait pas : il « ne calcule ni retenue sur salaire, ni cotisation, ni bulletin de paie ».